Die elektronische Rechnung ist schon seit 01.01.2013 im Umsatzsteuergesetz verankert. Sie berechtigt zum Vorsteuerabzug, wenn die normierten Voraussetzungen erfüllt sind.

Waren bis Ende 2012 diese Voraussetzungen an zu hohe technische Anforderungen geknüpft, sodass elektronische Rechnungen relativ wenig vorhanden waren, so kam es ab 01.01.2013 zu einer Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung.

Wie könnte Sie nun diese Neuerung betreffen? Eine Rechnung ist dann eine elektronische Rechnung, wenn sie in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Diese Übertragung kann als E-Mail, E-Mail-Anhang, web-download, Fax etc. erfolgen.

Eingescannte Papierrechnungen sowie Faxrechnungen zählen ebenfalls zu elektronischen Rechnungen!

Bei den Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung einer elektronischen Rechnung sind zweierlei Erfordernisse zu beachten:

1. Die elektronische Rechnung muss – ebenso wie eine Papierrechnung auch –  alle gesetzlichen Rechnungsmerkmale aufweisen.

2. Des Weiteren gilt es, zusätzliche Erfordernisse zu erfüllen und diese für die Dauer von 7 Jahren zu gewährleisten (Ausnahme: Grundstücke 22 Jahre):

a. Echtheit der Herkunft
b. Unversehrtheit des Inhalts (Rechnungsangaben dürfen nicht mehr verändert worden sein)
c. Lesbarkeit

Die Echtheit der Herkunft lässt sich durch 4 Möglichkeiten gewährleisten:

• Innerbetriebliches Steuerungsverfahren: dadurch soll ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung hergestellt werden
• Übermittlung der Rechnung über PEPPOL oder das Unternehmerserviceportal
• Versendung der Rechnung mit qualifizierter Signatur
• Übermittlung der Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI)

Da in der Praxis wohl die erste Möglichkeit am häufigsten Anwendung finden wird, dürfen wir Ihnen Details zum innerbetrieblichen Steuerungsverfahren ausführen:

Unter dem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren ist ein Kontrollverfahren zu verstehen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und Leistung schaffen soll. Es handelt sich somit um einen dokumentierten Ablauf eines Geschäftsvorgangs.

Folgende Prüfschritte zur Korrektheit der Rechnung sind vorzunehmen:

Wurde die Leistung in bestellter Quantität und Qualität erbracht? 
Hat der Rechnungsaussteller einen Zahlungsanspruch? 
Ist die Kontoverbindung korrekt?

Diese Prüfschritte werden von Ihnen höchstwahrscheinlich ohnehin bereits vorgenommen, jedoch sind diese zum Nachweis auch entsprechend zu dokumentieren.

Beachten Sie des Weiteren, dass es bei mehrfacher Rechnungsausstellung auch zum Entstehen mehrfacher Umsatzsteuerschuld kommen kann. Es ist daher jedenfalls ein Hinweis erforderlich, dass es sich um ein Duplikat handelt, wenn z.B. eine Rechnung elektronisch versandt wird und in Papierform nachgesendet wird, damit die Umsatzsteuerschuld auch tatsächlich nur 1x entsteht. Keine umsatzsteuerliche mehrfache Rechnungsausstellung liegt hingegen vor, wenn eine Rechnung an mehrere E-Mail-Adressen desselben Unternehmens übermittelt wird.

Die Archivierung einer elektronischen Rechnung kann sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform durch Ausdruck erfolgen. Es muss jedoch jedenfalls die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren (bei Grundstücken 22 Jahre) erfüllt werden. Werden Speicherungen auf Datenträgern vorgenommen, ist sicherzustellen, dass die Unveränderbarkeit der Rechnung gewährleistet ist, ebenso wie die Lesbarkeit.

Unser Tipp: Beobachten Sie Ihre Geschäftsvorgänge und stellen Sie fest, ob das Thema der elektronischen Rechnung ein ebensolches für Sie ist.

Für den Fall, dass elektronische Rechnungen in Ihrem Unternehmen vorkommen, können Sie gerne ein Beispiel zur Dokumentation eines Prüfpfades bei uns anfordern und dieses mit Ihren spezifischen Unternehmensvorgängen adaptierten.